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Introduction
À titre de chef de file des organisations de
cartes de crédit au Canada, et comme membre du
système financier coopératif, le service
de transactions en ligne de CUETS Financial s'efforce de
maintenir un haut degré de professionnalisme
et d'intégrité. Une composite importante
dans cela est notre engagement au maintien de la sécurité,
de la confidentialité et de l'exactitude de tous
les renseignements personnels que nous recueillons.
Nous devons être transparents et accessibles tout
en démontrant le plus grand respect pour la protection
de la vie privée des personnes. Les principes
adoptés dans ce code de protection de la vie
privée s'appliquent à tous les renseignements
personnels contrôlés ou gérés
par CUETS Financial, y compris les renseignements personnels que
gère CUETS Financial*. Ces principes illustrent bien
notre engagement permanent vis-à-vis nos clients
et nos employés.
Principes
Dix principes corrélatifs sont à la base
même de notre code sur la protection de la vie
privée. Chaque principe doit être lu conjointement
avec le commentaire d'accompagnement..
1. Responsabilité
Nous avons la responsabilité de tous les renseignements
personnels sous notre contrôle et/ou que nous
gérons et avons des personnes désignées
responsables de notre adhésion aux principes
de ce code.
2. Détermination des fins de la
collecte
Nous devons toujours préciser les fins auxquelles
doivent servir les renseignements personnels recueillis,
avant ou au moment de la collecte des renseignements.
3. Consentement
Nous nous assurons que les personnes sont informées
et consentent à la collecte, à l'utilisation
ou à la communication de leurs renseignements
personnels, sauf dans le cas des exceptions précisées
dans ce code
4. Limites à la collecte
Seuls les renseignements personnels nécessaires
aux fins précisées sont recueillis. Ceux-ci
doivent toujours être recueillis de manière
équitable et légale.
5. Limites applicables à l'utilisation,
à la divulgation et à la conservation
des renseignements personnels
Nous n'utilisons ni ne communiquons de renseignements
personnels à d'autres fins que celles pour lesquelles
ils ont été recueillis, sauf avec le consentement
de la personne ou tel que requis ou autorisé
par la loi. Ces renseignements sont conservés
seulement pour le temps nécessaire à l'atteinte
des fins précisées ou encore tel que prescrit
par la loi.
6. Exactitude
Nous adoptons des mesures afin de s'assurer que les
renseignements personnels sont aussi précis,
complets et à jour que l'exigent les fins précisées
pour lesquelles ils seront utilisés.
7. Mesures de sécurité
Les renseignements personnels sont protégés
par des mesures de sécurité qui tiennent
compte de leur degré de sensibilité. Ces
renseignements sont traités avec autant de soin
que s'il s'agissait de nos propres renseignements personnels
de nature confidentielle.
8. Transparence
De l'information précise et facile à comprendre
est disponible quant à nos politiques et méthodes
concernant la gestion des renseignements personnels.
9. Accessibilité du client
Sur demande, nous informerons la personne des renseignements
personnels dont nous disposons à son sujet, de
l'usage qui en est fait et des communications de ceux-ci
et lui donnera accès à ceux-ci. Une personne
peut contester l'exactitude des renseignements, le fait
qu'ils ne sont pas complets et demander qu'ils soient
modifiés.
10. Observation
Une personne peut douter de notre observation des principes
précités. Nous avons des politiques et
des méthodes nous permettant de répondre
à ces questions et inquiétudes. Ces questions
peuvent être dirigées à l'agent
responsable de la vie privée à l'adresse
suivante :
CUETS Financial
2055 Albert Street
Regina, SK S4P 3G8
Téléphone: 1-800-561-7849
Courrier électronique : privacyofficer@cuets.ca
Principe 1 : Responsabilité
1.0 Nous avons la responsabilité des renseignements
personnes sous notre contrôle e/ou que nous gérons
et avons nommé des personnes responsables de
notre adhérence aux principes de ce code.
1.1 La responsabilité ultime pour notre adhésion
à ces principes repose entre les mains du Premier
dirigeant de CUETS Financial. Un agent à la vie privée
est responsable de la gestion de nos politiques en matière
de vie privée. D'autres personnes dans l'organisation
peuvent être responsables de la collecte quotidienne
et du traitement des renseignements personnels ou encore
d'agir au nom de l'agent à la vie privée.
1.2 Nous avons fait connaître aux employés
l'agent à la vie privée et sur demande
nous l'identifierons aux autres personnes.
1.3 Lorsque des renseignements personnels sont traités
par des tierces parties, nous nous assurons que le niveau
de sécurité appliqué est équivalent
au nôtre.
1.4 Des politiques et des pratiques relatives à
la vie privée sont en place et comprennent :
(a) des procédures pour protéger les
renseignements personnels;
(b) des procédures pour recevoir et répondre
aux demandes de renseignements et aux plaintes;
(c) des procédures en vue de la formation du
personnel à prendre et à adhérer
les politiques de CUETS Financial.
Principe 2 : Détermination
des fins
2.0 Nous procédons toujours à la détermination
des fins de la collecte de renseignements personnels
avant de procéder à celle-ci.
2.1 Nous documentons les fins pour lesquelles les renseignements
personnels sont recueillis avant de recueillir ceux-ci.
2.2 Nous nous efforçons raisonnablement de faire
en sorte que les personnes soient au fat des fins pour
lesquelles les renseignements personnels sont recueillis,
y compris la communication à des tierces personnes.
2.3 Nous pouvons recueillir des renseignements personnels
aux fins suivantes :
(a) cerner la situation financière d'un client
ou d'un demandeur;
(b) communiquer les renseignements personnels d'un
client à un bureau de crédit, à
un assureur crédit ou à une autre institution
financière pour le maintien de l'exactitude
des renseignements utilisés en vue de la détermination
de la solvabilité;
(c) pour offrir des services CUETS Financial à nos
clients, ce qui implique la communication de renseignements
de nos clients à certaines personnes travaillant
avec nous;
(d) pour fournir de l'information à nos clients
et leur soumettre des offres lorsque cela est permis
par la loi quant à nos produits et services
ou d'autres que nous estimons intéresser nos
clients et ce à moins qu'ils aient exprimé
le désir que leurs renseignements ne soient
pas utilisés de cette manière;
(e) pour le partage des renseignements personnels
de clients, lorsque permis par la loi, avec des affiliés
afin que ceux-ci puissent faire part aux clients des
informations et offres susceptibles de les intéresser
sur leurs produits et services et afin de répondre
aux demandes d'information des clients quant à
leurs produits ou services à moins que les
clients aient manifesté le désir que
leurs renseignements ne soient utilisés de
cette manière;
(f) en vue de la détection et de la prévention
des fraudes et de la protection des intérêts
financiers des clients tout comme les nôtres;
(g) pour aider dans l'évaluation de candidats
à des emplois et d'employés;
(h) et pour accomplir les tâches afférentes
au personnel;
(i) en vue de rencontrer les exigences juridiques
et réglementaires.
2.4 Nous précisons les fins établies
à la personne de qui nous recueillons des renseignements
personnels. Cela peut être fait oralement, électroniquement
ou encore par écrit. Les fins établies
peuvent par exemple être précisées
sur des ententes de services, les modalités ou
encore sur les formules de demandes;
2.5 Lorsque la banque a recueilli des renseignements
personnels et qu'elle veut utiliser ceux-ci à
une fin non prévue, il faudra identifier cette
nouvelle fin et obtenir le consentement de la personne
pour cette fin afin de procéder à son
utilisation et ce à moins que le nouvel usage
soit demandé par la loi.
Principe 3 : Consentement
3.0 Nous nous assurons qu'une personne soit avertie
et consente à la collecte, l'utilisation ou la
communication de renseignements personnels avec les
quelques exceptions particulières qui s'appliquent.
Ces exceptions comprennent :
(a) Lorsque c'est clairement à l'avantage
de la personne et lorsque le consentement ne peut
pas être obtenu en temps opportun;
(b) Pour ne pas compromettre la disponibilité
de renseignements ou leur exactitude et s'il est raisonnable
d'enquêter sur un bris d'entente ou dans le
cas d'une violation de lois canadiennes ou provinciales;
(c) Lorsque les renseignements sont considérés
être du domaine public;
(d) En réponse à une urgence où
la vie, la santé ou la sécurité
d'une personne est menacée.
(e) Pour enquêter sur une offense canadienne,
une menace à la sécurité du Canada,
pour l'exécution d'un bref de subpoena ou d'un
ordre de cour ou encore pour satisfaire aux exigences
d'une cour quant à la production de documents
ou autrement requis par la loi;
(f) Pour recouvrer une dette que nous doit une personne;
et
(g) Autrement permis ou autorisé par la loi.
3.1 Nous nous efforçons raisonnablement de faire
en sorte que les personnes soient au fait des fins auxquelles
les renseignements seront utilisés. Afin de rendre
ce consentement significatif, nous en précisons
les fins, de sorte que la personne comprenne comment
nous entendons utiliser ou communiquer les renseignements.
3.2 Nous ne n'imposons pas à une personne des
conditions pour des produits ou services, afin d'en
obtenir son consentement pour la collecte, l'utilisation
ou la communication de renseignements au-delà
de ce qui est nécessaire en vue de l'atteinte
légitime des fins que nous précisons explicitement.
3.3 Nous n'obtenons pas le consentement d'une personne
par la tromperie.
3.4 La façon de procéder à l'obtention
du consentement peut varier selon les circonstances
et le genre de renseignements recueillis. En déterminant
le genre de consentement à utiliser, prendre
en ligne de compte la nature délicate des renseignements.
3.5 Une personne peut nous fournir son consentement
de plusieurs façons, y compris :
(a) par écrit comme en complétant et
signant une demande;
(b) par l'inactivité, comme en ne cochant pas
une case indiquant qu'ils ne souhaitent pas voir leurs
renseignements personnels utilisés à
des fins optionnelles;
(c) oralement comme lorsque les renseignements sont
recueillis par téléphone ou en personne;
(d) en utilisant un produit ou service, comme l'utilisation
d'une carte bancaire qui est synonyme de l'acceptation
par le détenteur de la carte de certaines conditions;
(e) par l'entremise d'un représentant autorisé,
comme un tuteur légal ou une personne ayant
une procuration.
3.6 Une personne peut retirer son consentement en tout
moment, sous réserve de restrictions juridiques
ou contractuelles en autant qu'un :
(a) avis raisonnable de retrait du consentement est
fourni et;
(b) consentement n'ait pas trait à la communication
d'antécédents en matière financière
une fois le crédit accordé.
Nous aviserons la personne des conséquences
d'un semblable retrait.
Principe 4: Limite à la collecte
4.0 Nous ne recueillons pas de renseignements personnels
au-delà de ce qui est nécessaire aux fins
identifiées. Les renseignements sont toujours
recueillis de manière équitable et par
des moyens licites.
4.1 Nous ne recueillons pas de renseignements personnels
à tort et à travers. Nous précisons
la quantité et le genre de renseignements recueillis
selon ce qui est nécessaire à l'atteinte
des fins identifiées.
4.2 Nous ne recueillons pas de renseignements personnels
en trompant ou en décevant les personnes quant
aux fins pour lesquelles les renseignements sont recueillis.
Principe 5 : Utilisation, communication
et rétention
5.0 Nous n'utilisons ni ne communiquons de renseignements
personneLs à des fins autres que celles pour
lesquelles ils ont été recueillis, sauf
avec le consentement de la personne ou si c'est exigé
ou autorisé par la loi. Les renseignements personnels
sont conservés seulement le temps d'atteindre
les fins visées ou selon ce que la loi exige.
5.1 Lorsque nous prévoyons utiliser les renseignements
personnels pour un nouvel usage, celui-ci devra être
d'abord documenté et expliqué à
la personne.
5.2 Nous avons des lignes directrices et des procédures
concernant la conservation des renseignements personnels,
y compris des périodes de rétention minimales
et maximales conformes aux exigences prescrites par
la loi. Nous gardons les renseignements personnels qui
ont été utilisés pour la prise
de décision concernant une personne et ce suffisamment
longtemps afin de lui permettre d'accéder à
ses renseignements après que la décision
ait été prise.
5.3 Sous réserve d'exigence pour maintenir les
dossiers, les renseignements personnels qui ne sont
plus nécessaires à l'atteinte des buts
identifiés sont détruits, effacés
ou rendus anonymes Nous avons des lignes directrices
et des procédures qui gèrent la destruction
des renseignements personnels.
Principe 6 : Exactitude
6.0 Nous prenons des mesures pour nous assurer que
les renseignements personnels sont exacts, complets
et à jour car c'est nécessaire aux fins
pour lesquelles ils doivent être utilisés.
Règle générale, nous nous fions
sur nos clients pour mettre à jour leurs renseignements
à titre de clients tels les changements d'adresse
et autres informations sur des personne-ressource.
6.1 Nous n'effectuons pas automatiquement la mise à
jour des renseignements personnels à mois qu'un
semblable processus soit nécessaire à
l'atteinte des fins pour lesquelles les renseignements
ont été recueillis.
Principe 7 : Mesures de sécurité
7.0 Les renseignements personnels sont protégés
par des mesures de sécurité appropriés
aux risques que posent les renseignements. Les mêmes
normes de soins que nous déployons pour nos propres
renseignements confidentiels du même type sont
appliquées.
7.1 Nos mesures de sécurité protègent
les renseignements personnels contre la perte ou le
vol ainsi que contre l'accès non autorisé,
la communication, la copie, l'utilisation ou la modification--indépendamment
de leur format.
7.2 Les mesures de sécurité particulières
que nous utilisons dépendent du degré
de sensitivité des renseignements recueillis,
la quantité, la distribution, le format de ces
renseignement et la méthode de stockage. Les
renseignements de nature plus délicate nécessitent
un niveau de protection accru.
7.3 Les mesures de sécurité comprennent
:
(a) des mesures physiques incluant des classeurs
de rangement sous clé et des étages
et bureaux à accès à zone réglementé
(b) des mesures à l'échelle de l'organisation
incluant des habilitations de sécurité,
de la formation dans le traitement de renseignements
confidentiels et la limite de l'accès aux personnes
qui ont besoin de savoir;
(c) des mesures technologiques comme l'usage de mots
de passe et le cryptage.
7.4 Nous rappelons périodiquement à nos
employés, agents et directeurs l'importance du
maintien de la confidentialité des renseignements
personnels. On exige des employés qu'ils prêtent
un serment d'éthique au début de leur
embauche en plus d'engager par écrit annuellement
à maintenir la confidentialité des renseignements
personnels.
7.5 Nous procédons soigneusement lorsqu'il s'agit
d'éliminer ou de détruire des renseignements
personnels afin de prévenir que des parties non
autorisées aient accès à ces renseignements.
Principe 8 : Transparence
8.0 Nous avons de l'information disponible, précise
et compréhensible au sujet de nos politiques
et procédures ayant trait à la gestion
des renseignements personnels.
8.1 Nous faisons preuve de transparence quant à
nos politiques et procédures en matière
de vie privée et celles-ci sont facilement accessibles
dans un format normalement compréhensible.
8.2 Les renseignements disponibles comprennent :
(a) le titre et l'adresse de la personne qui gère
nos politiques en matière de vie privée
ainsi que les procédures et auprès de
qui acheminer les plaintes;
(b) cela signifie accéder aux renseignements
personnels que nous détenons;
(c) une description du genre de renseignements personnels
que nous détenons, y compris, un relevé
général de ses usages
(d) les renseignements personnels mis à la
disposition des organisations apparentées comme
les affiliées ou d'autres fournisseurs de services;
(e) des brochures détaillant nos politiques;
(f) une copie de ce code et
(g) les procédures pertinentes pour faire une
demande ou encore porter plainte.
Principe 9 : Accessibilité
du client
9.0 Sur demande, nous informerons une personne de l'existence,
de l'usage et de la communication de leurs renseignements
personnels et leur donneront accès à ceux-ci.
Une personne peut contester l'exactitude ou l'exhaustivité
des renseignements et demander qu'ils soient modifiés.
Dans certains cas nous ne pouvons pas donner accès
aux renseignements personnels d'une personne. Par exemple
:
(a) Lorsque les renseignements seraient trop coûteux
à extraire;
(b) Lorsque les renseignements font référence
à d'autres personnes;
(c) Lorsque les renseignements ne peuvent pas être
communiqués pour des raisons d'ordre juridique,
de sécurité ou d'intérêt
commercial; et
(d) Lorsque les renseignements sont de l'ordre du
privilège du secret professionnel de l'avocat
ou encore de l'ordre du litige.
9.1 Sur réception d'une demande écrite
de la part d'une personne, nous offrirons un relevé
de l'existence, de l'utilisation et de la communication
des renseignements personnels d'une personne. Cela comprend
le relevé de l'utilisation qui est faite de ces
renseignements ainsi qu'une liste des tierces parties
à qui les renseignements ont ou pourraient avoir
été communiqués.
9.2 Ces renseignements seront transmis à la personne
dans un délai et à un coût raisonnables
et nous nous assurerons que le format communiqué
soit normalement compréhensible. Les renseignements
disponibles moyennant des frais seront fournis seulement
si la personne en a d'abord été avisé
et a accepté d'en défrayer les coûts
afférents.
9.3 Lorsqu'une personne a établi de manière
satisfaisante l'inexactitude ou l'état incomplet
de ses renseignements personnels, nous effectuerons
les modifications qui s'imposent. Au besoin, les renseignements
personnels modifiés seront communiqués
aux tierces parties qui ont eu accès à
ceux-ci.
9.4 Lorsqu'un point n'est pas résolu à
la satisfaction de la personne, nous prendrons note
de l'essentiel de ce qui n'est pas résolu et
au moment approprié, soumettrons le tout aux
tiers qui ont accès aux renseignements en question.
Principe 10 : Observation
Une personne peut douter de notre observation aux principes
précités. Nous avons des politiques et
des méthodes nous permettant de répondre
à ces questions et inquiétudes. Ces questions
peuvent être dirigées à l'agent
responsable de la vie privée à l'adresse
suivante :
CUETS Financial
2055 Albert Street
Regina, SK S4P 3G8
Téléphone: 1-800-561-7849
Courrier électronique : Privacyofficer@cuets.ca
Le nom de l'agent à la vie privée responsable
de la gestion des politiques et procédures en
matière de vie privée a été
communiqué au personnel. Des informations sont
facilement accessibles quant à la façon
d'entrer en contact avec l'agent à la vie privée.
Des procédures sont établies en vue de
recevoir et de répondre aux questions ou inquiétudes
concernant nos politiques et pratiques quant au notre
traitement des renseignements personnels.
Les personnes qui soulèvent des questions ou
des inquiétudes quant à la manière
dont nous traitons les renseignements personnels seront
avisées des procédures pertinentes relatives
aux plaintes.
Nous enquêtons sur toutes les plaintes. Si une
plainte est jugée fondée, des mesures
appropriées seront adoptées, y compris
les modifications qui s'imposent à nos politiques
et pratiques.
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